Toch ken ik voorbeeldsituaties waarin met name managers stellen dat zij zuiver en alleen van het proces zijn, en niet van de inhoud. Dit leidt in mijn optiek niet vaak tot succes.
Proces en inhoud
Een proces zonder inhoud is als een lege doos; inhoud maakt onlosmakelijk deel uit van een proces. Het bepaalt zelfs grotendeels de juiste werking en resultaat van een proces. Het is alsof je een vierkant puzzelstukje in een rond gat probeert te stoppen; het één moét afgestemd worden op het ander. Past het puzzelstuk niet, dan is het resultaat onbevredigend te noemen.
Dit gaat in organisaties en projecten op gelijke wijze. We omschrijven processen, werkwijzen, taken, rollen, KPI’s en ga zo maar door. Ondanks deze omschrijvingen, die vaak worden vastgelegd in plannen, worden resultaten regelmatig niet gehaald.
Kennis is kracht
Terug naar de vacature: als je geen inhoudelijke kennis hebt van hetgeen je inkoopt, toets je de inkoop waarschijnlijk op volledigheid van documenten, de levertijd en de prijs. Misschien ken je de historie van de leverancier en heeft deze altijd goed werk geleverd. ‘Past Perfomance’ noemen we dat tegenwoordig.
Je toetst bijvoorbeeld bij Graydon of de leverancier kredietwaardig is. Alle checks volgens de procedure geven groen licht. Nu nog de gebruikelijke korting bedingen en het contract is rond. Misschien houdt je nog, net als ik, geen prettig gevoel over aan dit resultaat, dat toch volgens proces verloopt.
Als je namelijk als inkoper goed weet wat je inkoopt, kun je gaan spelen met de inhoud van de aanbieding. Wat levert de leverancier op welke wijze, gaat het voldoende efficiënt, welke risico’s omvat de aanbieding, et cetera. Met de antwoorden op deze vragen kun je als inkoper krachtiger onderhandelen en koop je een product of dienst die veel beter aansluit op je behoefte. Het resultaat is gewoonweg beter.
Krachtige managers
Of het nu over inkopers of over managers van afdelingen, projecten en processen gaat, het is in mijn optiek essentieel om te snappen waar je team mee bezig is. Oók wanneer het gaat om inhoud. Natuurlijk hoef je niet te weten van elk boutje en moertje, het gaat om de aspecten die bepalen of iets een succes of een tegenvaller wordt. Waar zit de rode draad van het proces, waar liggen de risico’s, waar lopen je medewerkers tegen aan en begrijp je die problemen? Alleen dan herken je tijdig de struikelblokken en kun je het team bijsturen.
Bij een laboratoriumproject van enkele jaren geleden merkten mijn compagnon en ik in een conflictinterventie dat wij onvoldoende kennis hadden van de zeer specialistische installatie van het onlangs opgeleverde lab. Met bovenstaande in ons achterhoofd hebben we een specialist ingevlogen om ons en de opdrachtgever te adviseren. Hij maakte onderscheid tussen hoofd- en bijzaken en liet ons begrijpen waar de risico’s lagen. Op dat moment gaf hij inhoud aan ons proces en konden we krachtiger handelen. Het gaf ons inzicht in de technische problematiek. En dat gaf ons uiteindelijk de positie om tot een bevredigende oplossing te komen voor alle partijen. Hieruit blijkt maar weer dat de aanwezigheid van inhoudelijke kennis zorgt voor resultaten.
Gezocht: managers mét inhoudelijke kennis
Een manager mét inhoudelijke kennis zorgt ervoor dat een proces ook de goede inhoud heeft. Niemand verwacht dat een voorzitter van de raad van bestuur een bouwproject perfect kan inkopen. Wel wordt van hem of haar verwacht dat hij/zij de organisatie zo inricht dat deze kennis goed vertegenwoordigd is. En daarvoor is het wel weer belangrijk de organisatie te kennen op inhoudelijk vlak. Kennis kent dus een zekere gelaagdheid.
Een goede manager kent dus zijn sterke kanten en organiseert zijn minder sterke kanten. Als de inhoudelijke kennis van een proces minder in je kracht ligt, zorg er dan voor dat je deze kennis binnenhaalt. Laat je niet alleen informeren, maar leer vooral ook waar het in jouw afdeling of project om gaat. Er komt zéker een moment waarop je een beroep gaat doen op die inhoud. Dat zal je positie behoorlijk versterken. Want je weet dat het vierkantje nóóit door dat ronde gat zal gaan.
